手帳をどのような役割で使うのかを棚卸ししてみる(2019年10月版)

学び・成長
seikurabe
こんにちは。
秋は次の年にどんな手帳を使おうか、考える時期ですね。

手帳選びのコツは手帳にどんな役割を与えるかを決めることです。
求めている役割と違う手帳を選んでも、活用されないまま終わってしまいます。

手帳にはどのような役割があり、実際に私はその役割にどのツールを割り合っているのか、実践例をお伝えします。

この記事は2019年10月段階の活用法となります。

手帳の役割

一般的に手帳へどのような役割を求めるかといえば、下記のものが挙げられます。

手帳に求める役割
  • スケジュール管理
  • タイムマネジメント
  • 目標、ビジョン
  • 習慣化の記録
  • ToDoリスト
  • 日記
  • メモ

私は上記の役割それぞれは有意義な活動を日々行っていくためには必要であると考えます。

私の場合、メインで使っている手帳は「逆算手帳」です。
しかし、逆算手帳にはすべての役割が含まれていません。
逆算手帳だけで全てを網羅することはできないので、役割に応じてツールを使い分けています。

手帳の役割それぞれに対して使う手帳・ツール

先に挙げた手帳の役割それぞれに対して、私が今使っている手帳やツールをまとめました。

ツールもアナログの手帳でやった方がよいのか、デジタルに管理してやった方がよいのかは人それぞれです。
あくまでも私自身の実践例として見ていただければと思います。

先日参加した、逆算手帳の振り返り会(「逆算キムラボ」)で逆算手帳・認定講師であるきむらあきらこさんは役割ひとつに対して、ツールをひとつ割り当てることがポイントだと解説されていました。
そうなっている役割もありますが、私の場合は役割ひとつに複数のツールが割り当たっている場合もあります。

それでは一つずつ見ていくことにしましょう。

スケジュール管理

ツール
スケジュールノート(主)
会社のOutlook(副)

スケジュール管理は逆算手帳とは別にマンスリーのスケジュールノートを使っています。
このノート一冊に仕事とプライベートのアポイントを全て書き込んで、管理しています。

会社ではOutlookの予定表に自分の予定を書き込む必要があるので、会社のアポイントが取れたら、ここにも都度反映しています。

タイムマネジメント

ツール
逆算ウィークリー(計画)
TaskChuteCloud(実績)

一日をどう過ごすか、計画を「逆算ウィークリー」に書いています。
一日をどう過ごしたか、TaskChuteCloudで記録をしています。

記録をもとに計画とずれているところを日々の振り返りで確認します。
改善が必要であれば、それを「逆算ウィークリー」のLessonListの候補として書き留めておきます。

ToDoリスト(マスタータスクリスト)

ツール
ToDo(仕事)
逆算ウィークリー(プライベート)

仕事のタスクはマイクロソフトのToDoというアプリを使っています。
会社でマイクロソフトのOffice365を使っていて、Outlookなどのツールとも親和性が高いので、こちらでタスク管理をするようになりました。

プライベートのタスク管理は最近はガッツリとはやっていません。
気がつく度に逆算ウィークリーの右側にタスクを書いておいて、終わったら消し込むようにしています。

ToDoリスト(デイリータスクリスト)

ツール
ToDo(仕事)

仕事のタスクはマイクロソフトのToDoというアプリを使っています。
このアプリは今日やるタスクを「”今日の予定”に追加」することで、デイリーでやるタスクを可視化することができます。
基本はToDoアプリの「今日の予定」に登録されたタスクを順にこなしていきます。

プライベートはマスタータスクリストとデイリータスクリストとを明確に分けていません。
上述の通り、気がつく度に逆算ウィークリーの右側にタスクを書いておいて、終わったら消し込むようにしています。

長期計画

ツール

逆算手帳

長期計画として、ライフビジョンや今年一年の目標、活動計画や10年先までの計画などを管理します。
これらの計画は逆算手帳を使っています。

従来の手帳にはこれらを管理できるフレームがほとんどありませんでした。
逆算手帳の強みはやりたいことからビジョンを作成し、ビジョンに向かって、計画を落とし込めるところです。

短期計画

ツール

逆算手帳

長期計画として設定している「年間目標」を実行するために、やることを月単位・週単位で落としこみます。
そして、その進捗状況を月単位・週単位確認しています。

月単位での計画は逆算手帳の「マンスリーガントチャート」ページを活用しています。

週単位での計画は逆算ウィークリーを活用しています。

日記

ツール

方眼ノート(雑多な記録・ポジティブ日記・感謝日記)

内省した内容や雑多な記録はアナログに方眼ノートへ都度記録しています。

また、一日の終わりに良かったことや感謝したいことをポジティブ日記・感謝日記として同じく、方眼ノートへ記録しています。

ポジティブ日記を書いて、一日を前向きに締めくくる

習慣化の記録

ツール

逆算手帳

習慣化したいことについては逆算手帳の「マンスリーガントチャート」ページで進捗を管理しています。
スマホでも習慣化アプリが多くあり、それらのアプリで管理する人も多いと思いますが、アナログに管理した方がしっくりといくので、このやり方に最近は落ち着いています。

逆算手帳を毎日アナログで習慣化を確認するツールとして使う

メモ

ツール

方眼ノート

仕事での打合せメモやプライベートでの雑多な記録も方眼ノートへ都度記録しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

あくまでも私自身の使い方なので、この使い方が絶対ではありません。
私もいろいろ試してみて、改善しています。

大切なのは、皆さんが手帳に何を求めるかということを自分で定義することです。
ツールに流されずに、自分の実現したいことを手助けしてくれる存在として、手帳を活用していきましょう!

「逆算手帳の利用法・活用法」をまとめました。こちらからどうぞ。

逆算手帳の利用法・活用法まとめ

過去の活用法を書いたページリンクと変更点のまとめ

2019年4月時点から

  • タイムマネジメントのやり方を見直した(主にTaskChuteCloudの採用)
  • タスク管理のやり方を見直した(主にToDoの採用)
  • 日記の書き方を見直した(方眼ノートへ一本化)

手帳をどのような役割で使うのかを棚卸ししてみる(2019年4月版)