手帳をどのような役割で使うのかを棚卸ししてみる(2019年4月版)

学び・成長

こんにちは。
皆さんは手帳にどのような役割を求めているでしょうか?

自分が手帳に求める役割がアナログの手帳でやった方がよいのか、デジタルに管理してやった方がよいのかは人それぞれです。

そこで、今回は手帳に求める役割を挙げて、私がそれらの役割に対して、今どういうツールでやっているのかをまとめてみました。

この記事は2019年4月段階の活用法となります。
2019年10月時点での活用法については下記のリンクからどうぞ!

手帳をどのような役割で使うのかを棚卸ししてみる(2019年10月版)

手帳の役割

一般的に手帳へどのような役割を求めるかといえば、下記のものが挙げられます。

手帳に求める役割
  • スケジュール管理
  • タイムマネジメント
  • 目標、ビジョン
  • 習慣化の記録
  • ToDoリスト
  • 日記
  • メモ

私は上記の役割それぞれは有意義な活動を日々行っていくためには必要であると考えます。

私の場合、メインで使っている手帳は「逆算手帳」です。
しかし、逆算手帳にはすべての役割が含まれていません。
逆算手帳だけで全てを網羅することはできないので、役割に応じてツールを使い分けています。

手帳の役割それぞれに対して使う手帳・ツール

先に挙げた手帳の役割それぞれに対して、私が今使っている手帳やツールをまとめました。

先日参加した、逆算手帳の振り返り会(「逆算キムラボ」)で逆算手帳・認定講師であるきむらあきらこさんは役割ひとつに対して、ツールをひとつ割り当てることがポイントだと解説されていました。
そうなっている役割もありますが、私の場合は役割ひとつに複数のツールが割り当たっている場合もあります。

それでは一つずつ見ていくことにしましょう。

スケジュール管理

ツール
スケジュールノート(主)
会社のOutlook(副)

スケジュール管理は逆算手帳とは別にマンスリーのスケジュールノートを使っています。
このノート一冊に仕事とプライベートのアポイントを全て書き込んで、管理しています。

会社ではOutlookの予定表に自分の予定を書き込む必要があるので、会社のアポイントが取れたら、ここにも都度反映しています。

タイムマネジメント

ツール
会社のOutlook

タイムマネジメントは仕事しかやっていません。
プライベートはアポイントのみ管理していて、空き時間を見つけてはやることをやるようにしています。

仕事の場合、会社のOutlookでタイムマネジメントをやってます。
アポイントを埋めた後、空き時間でどの仕事をどれくらい時間かけてやるかをOutlook上で埋めるようにしています。

プライベートも逆算ウイークリーを使ってやれるといいなぁとは思いますが、家族(特に子どもたち)との予定が流動的なので、きっちりタイムマネジメントをやっても仕方ない状況です。
もう少し子どもたちが大きくなって、「ひとり時間」が固定で取れたらやってみる価値があるかなと考えてます。

ToDoリスト(マスタータスクリスト)

ツール
clickup

仕事・プライベートの全てのタスクはこの「clickup」というクラウドツールで管理しています。
タスクを思いついたら都度、このツールへタスクを反映しています。
どのタスクがどこまで終わっているのかについても、タスクで書くことができるので、途中でタスクが終わってしまっても、次の日にすぐ取り掛かることが可能です。

ToDoリスト(デイリータスクリスト)

ツール
やることノート(仕事)
clickup(プライベート)

従来は先に紹介したclickupというクラウドツールでマスタータスクリストから今日〆切のタスクリストを絞り込みます(デイリータスクリスト)。
その結果を順に対応していました。

プライベートは引き続きこのやり方でやってます。

仕事については別途、「やることノート」を一冊用意して、そこに日々やるタスクを都度書いています。
そのタスクを1日こなしていっています。

「やることノート」は石川和男さんの「残業ゼロのノート術」を読んで実践しています。詳しくは以下の記事をどうぞ。

「残業ゼロのノート術」(石川和男著)〜残業しないためにはやることを見える化して〆切を決めることが大事

長期計画

ツール

逆算手帳

長期計画として、今年一年の目標、活動計画や10年先までの計画などを管理します。
これらの計画は逆算手帳を使っています。

従来の手帳にはこれらを管理できるフレームがほとんどありませんでした。
逆算手帳の強みはやりたいことからビジョンを作成し、ビジョンに向かって、計画を落とし込めるところです。

短期計画

ツール

逆算手帳

長期計画として設定している「年間目標」を月単位・週単位でやることを落としこんで、進捗状況を管理しています。

月単位での計画は逆算手帳の「マンスリーガントチャート」ページを活用しています。

週単位での計画は逆算ウィークリーを活用しています。

日記

ツール

方眼ノート(雑多な記録)
Twitter(ポジティブ日記・感謝日記)
Evernote(睡眠日記)

私の場合は日記が幾つかあり、それぞれ違うツールで書いています。

朝起きた際に睡眠日記をEvernoteにつけています。
具体的には「Sleep Meister」という睡眠管理アプリの結果を貼り付けて、コメントを加えています。

内省した内容や雑多な記録はアナログに方眼ノートへ都度記録しています。

一日の終わりに良かったことや感謝したいことをポジティブ日記・感謝日記としてTwitterへ投稿しています。

ポジティブ日記を書いて、一日を前向きに締めくくる

習慣化の記録

ツール

逆算手帳

習慣化したいことについては逆算手帳の「マンスリーガントチャート」ページで進捗を管理しています。
スマホでも習慣化アプリが多くあり、それらのアプリで管理する人も多いと思いますが、アナログに管理した方がしっくりといくので、このやり方に最近は落ち着いています。

逆算手帳を毎日アナログで習慣化を確認するツールとして使う

メモ

ツール

方眼ノート

仕事での打合せメモやプライベートでの雑多な記録も方眼ノートへ都度記録しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

あくまでも私自身の使い方なので、この使い方が絶対ではありません。
私もいろいろ試してみて、改善しています。

大切なのは、皆さんが手帳に何を求めるかということを自分で定義することです。

ツールに流されずに、自分の実現したいことを手助けしてくれる存在として、手帳を活用していきましょう!

この記事は2019年4月段階の活用法となります。
2019年10月時点での活用法については下記のリンクからどうぞ!

手帳をどのような役割で使うのかを棚卸ししてみる(2019年10月版)