データ化はエコや効率だけでは進まないカベがある

handout_20170905 仕事

日本の企業は典型的な紙文化であると思います。昨日もお客様との打合せに向けて資料を用意しましたが、かなりの紙を使うことになりました。

紙からデータへの見えざるカベ

お客様としては紙はお願いした仕事を着実にやったという痕跡を残す上では大事なモノです。特に役所では紙を決裁に回し、責任者まで見たよという判が何個も押されている資料をよく見かけます。
システム屋にいると「紙じゃなくてデータでも良くないか?」と何度も思います。しかし、このカベはなかなか乗り越えるのはしんどいのかなと思います。
一つはワークフローの問題です。上で書いた「ハンコ」のことです。ハンコを押して回る文化はそう簡単には改善されません。このフローをシステム化しないことには紙をデータに残すということが進まない気がします(やれなくはないが、お客様で印刷して、印刷物にハンコを押すことになるので、完全なデータ化にはならない)。
もう一つはデータに対する信頼性の問題があります。紙は手元ですぐ取り出せて、所在が明確です。しかし、データは手元になく、パソコンで開かないと当然ですが見られません。システム屋がいくらバックアップの仕組みを整え、企業のシステム部門がそれをメンテナンスしていてもその不安感は年が上の世代ほど強く持っているように感じます。
ただ、東日本大震災のような災害が起きると紙は一瞬で消え去ります。データセンターのような場所で保管されているデータの方がむしろ安全な状況がもう作られているのです。

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エコに対する配慮という点でも、印刷する手間という点でも、紙からデータに極力する流れは大事なことです。しかし、日本ならではの文化や、信頼性の確保といった壁もあるのも事実です。その壁もだんだん乗り越えられるようになっているようにも感じます。もう少し技術の進展や企業の意識改革に期待したいところです。