「残業ゼロのノート術」(石川和男著)〜残業しないためにはやることを見える化して〆切を決めることが大事

学び・成長

石川和男さんの「残業ゼロのノート術」を読んだのでご紹介します(2019年の読書レビュー4冊目)。

入社して10年間くらいは私もかなり残業をしていました。今も以前ほど残業はしなくなりましたが、それでも定時に帰ることはあまりできていません。

著者である石川和男さんは建設会社に勤めながら、本を執筆したり、セミナー講師をしたりと副業をいくつもしている方です。複数の副業をきちんとやって、成果を出せているのは、建設会社の仕事を残業せずに終えているからだと本に書かれていました。

では、石川さんの残業ゼロの秘訣とは何なのか?その秘訣は自分でも取り入れられるものか?

それらを知りたく、この本を手にしました。

残業してしまう原因

本の46ページに残業してしまう原因が3つ書かれています。

残業してしまう原因
  1. 優先順位を深く考えず、新たに発生した仕事に手をつけてしまう
  2. やるべきことを頭の中で抱え込んでしまう
  3. 〆切がないのでダラダラしてしまう

この原因について、私自身のワークスタイルを改めて内省してみました。

一点目の「優先順位を深く考えず、新たに発生した仕事に手をつけてしまう」点については、新たな仕事に手をつけて、大事なタスクが期限に間に合わないことがあります。
二点目の「やるべきことを頭の中で抱え込んでしまう」点については、やるべきことが多くなると、頭が処理できなくなり、仕事が前に進まないことがあります。
三点目の「〆切がないのでダラダラしてしまう」については、〆切を設定しないので、仕事がなかなか終わらない。設定したとしても、大きなタスクで〆切を設定してしまい、〆切間際で大慌てで対応して凌いでいました。

まさに、石川さんが指摘する原因そのものの進め方をしてしまっでいたのです。

では、その原因に対して、残業しないためにはどうすればよいのでしょうか?石川さんは次の二点を取り上げています。

  1. 仕事を細分化し、〆切を決める
  2. やるべきことを紙に書き出す

この二点については石川さんの著書以外にも多くのビジネス書で書かれている解決法でもあります。これらは残業を解決するための至ってシンプルな解なのですが、いざ実践して継続していこうとするとなかなか難しいと過去何回もチャレンジしてきて痛感しています。

そこで、残業を解決するための手段として登場するのが、この本で書かれている「やることノート」なのです。

やることノート術を取り組んでみて

「やることノート」とは

その名の通り、1日にやることを書き出すためのノートです。具体的な使い方を箇条書きで書いていきます。

  • 一冊のノートを用意します。
  • 1日見開き2ページを使います。
  • ノートの各行に上から番号を1から35まで付与します。
  • 左側に今日予定しているタスクを書き込みます。
  • ポイントは1行でやるタスクは15分でできるものにすることです。15分を超えるタスクはタスク内容を分解して、それぞれ書きます(会議など分解できないタスクは連番にするのも可)。
  • 右側はその日に発生したタスクを記入します。緊急度が高ければ、対応しますが、通常はその日にやりません。
  • 終わったタスクの番号には赤マルをつけます(歓喜の赤マル)。終わらなかったタスクの番号には青マルをつけます(屈辱の青マル)。

「やることノート」を取り組んでみて

私自身もこの一ヶ月程度、この「やることノート」を実践してみました。
今日やることが予め見えているので、「どの仕事をしようか」と考える手間を省くことができます。また、見開きのノート左側には予定していたタスクを書き、右側には割り込んできたタスクを書くので、一日にどれくらいのタスクが割り込んでいるのかも確認することができます。これはタスク管理をデジタルでやっているとなかなかできないことであり、アナログの良さがよく出ていると感じました。

このノート術は1行15分でできるタスクに砕いて、書き込んでいきます。しかし、タスクを大きな塊として管理してしまいがちで、なかなか砕いてノートへ反映することができていません。大きな塊として管理してしまっているタスクほど、一日の終わりに屈辱の青マル(できなかったタスク番号を青で丸をする)で申し送ることが多いものです。
タスクを行動できる単位に砕くやり方は。本でも「アイスピック仕事術」として取り上げられています。仕事を細分化して、取り組みやすくすることで、仕事のスピードを上げることができます。
私自身はノートへタスクを落とし込んでいく際にまだタスクを大きな塊として書いて入りいることも多いので、留意して取り組んでいきます。

まとめ

改めて、残業しないためには本に書いてある通りで、次の2点が必要です。

  1. 仕事を細分化し、〆切を決める
  2. やるべきことを紙に書き出す

この本で取り上げられている「やることノート」は今日という〆切までにやるべきことを細分化して、全て書き出すので、残業しないためのエッセンスが詰められているのです。

「やることノート」以外にも、残業しないための石川さんなりの工夫がいくつも紹介されています。

残業しないための原則は極めて当たり前のことです。しかし、実践できているビジネスパーソンも少ないのも事実です。
この本を読んで、2つの原則を改めて意識して取り組もうと思いました。「やることノート」は実際に取り組むために、力強い助けになってくれると感じています。