やりたいことが進められない人のための「プロジェクトマネジメント」入門

仕事

こんにちは。
仕事はシステムエンジニアをしているseikurabeです。

私の仕事はシステムエンジニアです。
システムエンジニアは「プロジェクト」という考え方で仕事をします。
そして、「プロジェクト」でタスクを実行するとともに、プロジェクトマネージャーとして「プロジェクト」の管理(プロジェクトマネジメント)を行うこともあります。

この「プロジェクト」という考え方はシステムエンジニアの世界だけではなく、一般的にやりたいことを進めるためにも使えます。
「プロジェクト」という考え方を知るのと、知らないのとでは、夢に近づく成功確率にも大きく差が出るといっても過言ではありません。

では、「プロジェクト」にして、やりたいこと・やるべきことを進めていくには具体的にどのようにやっていけば良いのでしょうか。

プロジェクトマネジメントの資格も持ち、実際に仕事でプロジェクトマネジメントをやっている私がノウハウをお伝えしていきます。

やりたいことが進められない人のための「プロジェクトマネジメント」入門

プロジェクトとは何か?

さて、「プロジェクト」とは何でしょうか?

IT用語辞典というWebサイトから引用してみます。

プロジェクトとは、ある目的を達成するための計画の策定とその遂行。特に、期限が定まっていたり、具体的な目標を達成したら終了するような限定性を持った計画のことを意味する。

引用:IT用語辞典

「プロジェクト」は次の二つを満たすことがポイントです。

「プロジェクト」の条件
  • 目的があること
  • 期限があること

やりたいことを「プロジェクト」の考え方で取り組むということは、最初に下記の2点を決めることが大事になってきます。

「やりたいこと」を「プロジェクト」にするためにやるべき2つのこと
  • やりたいことの目的を明確にすること(何のためにやるか?、なぜそれをやるか?)
  • やりたいことに期限を設けること(いつまでにやるか?)
やりたいことを「プロジェクト」にするためには何をやるべきかを以下の記事でまとめました。
合わせてどうぞ。

やりたいことを「プロジェクト」にするために取り組みたい3つのやるべきこと

プロジェクトマネジメントとは何か?

さて、「やりたいこと」について、目的を明確にして、期限を決めて「プロジェクト」にしました。

しかし、目的と期限を決めても、プロジェクトは進みません。

プロジェクトを進めるには計画を立てて、プロジェクトがちゃんと進めているかを定期的にチェックすることが必要です。

これらの一連の活動を「プロジェクトマネジメント」と言います。

そして、プロジェクトマネジメントを実際にする人を「プロジェクトマネージャー」(プロマネと略すことが多い)と言います。

プロジェクトが破綻する場合とは?

「やりたいこと」について、目的を明確にして、期限を決めて、「プロジェクト」として進めます。

しかし、「プロジェクト」が上手くいかず、破綻してしまう場合もあります。

プロジェクトが上手くいかず破綻してしまう場合とはどういう場合でしょうか?

主に以下の3つで破綻する場合が殆どです。

プロジェクトが破綻してしまう3つの主要因
  • 計画不足
  • コミュニケーション不足
  • コントロール不足

計画不足

プロジェクトを計画する段階で、計画が不十分だったことに起因します。

例えば、計画をやるには明らかに無理があるスケジュールになっていることやプロジェクトで何をやればよいのかの洗い出しがしっかりできていないことなどがこれにあたります。

コミュニケーション不足

一人で完結するプロジェクトであれば問題ありませんが、大半のプロジェクトは複数人で行います。そして、人が複数出てくると、そこには必ず利害関係が絡みます。

複数人がプロジェクトに絡む場合はコミュニケーションが大事になってきますが、コミュニケーションが不足することでプロジェクトが破綻するケースも多いのです。

プロジェクトマネージャーはその活動の大半はコミュニケーションだと言われます。プロジェクトメンバや利害関係者の調整を行い、円滑にプロジェクトを進めていくことがプロジェクトマネージャーには求められます。

コントロール不足

プロジェクトは実行するだけではなく、定期的に管理していく必要があります。

例えば、下記のようなことを管理していきます。

コントロールの例
  • スケジュール通り進んでいるのか(進捗管理)
  • モノを作って売る場合、それがお客様に対して売れるレベルに達しているのか(品質管理)
  • 予算内にコストが収まっているのか(コスト管理)

定期的に確認する場がないとプロジェクトは破綻します。

どうすればプロジェクトは成功するのか?

では、どうすれば「やりたいこと」をプロジェクトにして成功させることができるのでしょうか?

基本的には先に取り上げた、プロジェクトが破綻する3つの主要因に挙げたことを反面教師にすることが成功への近道です。

プロジェクトを成功へ近づける3つのポイント
  • 計画をしっかりと立てる
  • コミュニケーションを円滑に図る
  • 定期的に確認する

計画をしっかりと立てる

まずは計画をしっかりと立てましょう。

「やりたいこと」をやるには具体的に何をやらないといけないかをこの段階で確立しておくことがポイントです。

そのためには、自分で調べたり、「やりたいこと」をやれている身近な人に聞いてみることも重要です。

コミュニケーションを円滑に図る

「やりたいこと」に複数人が絡む場合はコミュニケーションも大事です。

例えば、転職することを「プロジェクト」にした場合、いきなり家族に「会社辞める」と言っても、上手くいかないですよね?

家族の理解を得るためにどうすればよいのかを考える必要があります。

定期的に確認する

計画をただ実行するだけではなく、定期的に確認することも大事です。

計画にズレが出ているのであれば、なぜズレたのかを振り返るとともに、達成可能な計画へと修正することも必要となってきます。

まとめ

「プロジェクト」にして、それを正しく管理していくことで、やりたいことは確実に前に進みます。
自分のやりたいことを前に進ませたいともがいている皆さん、騙されたと思って一度取り組んでみませんか?